aa) Berechnung der Pauschalsteuer
Der einheitliche Pauschsteuersatz für alle Zuwendungen beträgt 30 %. Der Zuwendende hat diese Pauschalsteuer zu übernehmen und wird in diesem Maße zum Steuerschuldner. Grundsätzlich ist der Zeitpunkt des Zuflusses maßgeblich für die Entstehung der Steuer, es wird nicht auf den Zeitpunkt der Entstehung der Einkommensteuer beim Zuwendungsempfänger abgezielt. Aufgrund des Verweises in § 37b Abs. 3 EStG, der besagt, dass die Regelungen in § 40 Abs. 3 EStG entsprechend anzuwenden sind, lässt sich schließen, dass eine Abwälzung der Pauschalsteuer im Innenverhältnis auf den Zuwendungsempfänger - ähnlich wie bei anderen Pauschalierungsmöglichkeiten - zulässig ist.
Die Pauschalsteuer unterliegt auch dem Solidaritätszuschlag und der Kirchensteuer. In Bezug auf die Kirchensteuer hat der Steuerpflichtige die Wahl zwischen einem vereinfachten und einem Nachweisverfahren (gleichlautende Erlasse der obersten Finanzbehörden der Länder vom 08.08.2016, BStBl I 2016, 773). Diese Wahl kann für jeden Lohnsteuer-Anmeldungszeitraum unterschiedlich getroffen werden. Wenn sich der Steuerpflichtige für die Vereinfachungsregelung entscheidet, muss er für alle Empfänger von Zuwendungen Kirchensteuer entrichten. Dabei ist der für das jeweilige Bundesland geltende ermäßigte Steuersatz anzuwenden. Wählt der Steuerpflichtige das Nachweisverfahren, kann er hinsichtlich der Empfänger, die keiner steuererhebenden Religionsgemeinschaft angehören, von der Entrichtung der Kirchensteuer absehen. Für die übrigen Empfänger ist der allgemeine Kirchensteuersatz auf die Pauschalsteuer nach § 37b EStG anzuwenden.
bb) Anmeldeverfahren
Die pauschale Einkommensteuer nach § 37b EStG gilt als Lohnsteuer. Sie wird im Rahmen des bestehenden Lohnsteuer-Anmeldungsverfahrens erfasst und ist daher auch Gegenstand einer Lohnsteuer-Außenprüfung. Die Pauschalsteuer ist von dem Zuwenden in der Lohnsteuer-Anmeldung beim Betriebsstätten-Finanzamt anzumelden und spätestens am zehnten Tag nach Ablauf des maßgebenden Lohnsteuer-Anmeldungszeitraums abzuführen. Wenn der Steuerpflichtige mehrere lohnsteuerliche Betriebsstätten hat, ist das Finanzamt der Betriebsstätte zuständig, in der die für die pauschale Besteuerung maßgebenden Sachbezüge ermittelt werden.
Für Sachverhalte zur Pauschalierung der Einkommensteuer bei Sachzuwendungen nach § 37b EStG kann der Steuerpflichtige eine Anrufungsauskunft gemäß § 42e EStG beim Betriebsstätten-Finanzamt einholen.
cc) Mitteilungspflicht
Gemäß § 37b Abs. 3 Satz 3 EStG ist der Zuwendende verpflichtet, den Empfänger über die Anwendung der Pauschalierung zu informieren. Dabei ist es nicht erforderlich, die Höhe der Sachzuwendung mitzuteilen. Die Unterrichtung kann in einfacher, sachgerechter Weise erfolgen. Die genauen Anforderungen richten sich auch nach dem konkreten Empfängerkreis.
dd) Abzug als Betriebsausgabe
Die steuerliche Behandlung der entstandenen Aufwendungen beim Zuwendenden (Betriebsausgabenabzug) erfolgt nach den allgemeinen Grundsätzen. Aufwendungen für Sachgeschenke und zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbrachte Sachbezüge an eigene Arbeitnehmer sind danach in voller Höhe als Betriebsausgaben abziehbar. Gleiches gilt für Zusatzleistungen bzw. Incentives an Dritte/Nichtarbeitnehmer.
Aufwendungen für Sachgeschenke an Nichtarbeitnehmer sind nach Maßgabe des § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1 EStG nur beschränkt als Betriebsausgaben abziehbar. Die übrigen Abzugsbeschränkungen des § 4 Abs. 5 EStG, insbesondere des § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 4 (u.a. Repräsentationsveranstaltungen wie beispielsweise die Einladung zu einem Golfturnier, zu einem Segeltörn oder zu einer Jagdgesellschaft) oder Nr. 10 EStG, sind ebenfalls zu beachten. Ist die Zuwendung an den Dritten vom Betriebsausgabenabzug ausgeschlossen, so ist auch die darauf entfallende Steuer nach § 37b EStG nicht als Betriebsausgabe abzugsfähig (vgl. Rdnr. 26 des BMF-Schreibens vom 19.05.2015, a.a.O.).
Für die Prüfung der 35-Euro-Freigrenze des § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1 EStG ist aus Vereinfachungsgründen allein auf den Betrag der Zuwendung abzustellen. Die nach § 37b EStG übernommene Pauschalsteuer ist nicht einzubeziehen (vgl. Rdnr. 25 des BMF-Schreibens vom 19.05.2015, a.a.O.). An dieser Regelung wird auch nach der anderslautenden Entscheidung des BFH vom 30.03.2017, Az. IV R 13/14, BStBl 11/2017, 892 festgehalten.
ff) Umsatzsteuer..
… bei Geschenken an Arbeitnehmer
Wenn das Unternehmen bereits beim Leistungsbezug beabsichtigt, die bezogene Leistung nicht für seine unternehmerische Tätigkeit zu verwenden, sondern ausschließlich und unmittelbar für die Erbringung einer unentgeltlichen Wertabgabe gemäß § 3 Abs. 1b UStG zu nutzen, ist es nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt (Abschn. 15.2b Abs. 2 Satz 5 und Abschn. 15.15 UStAE). Dies ist zum Beispiel nach § 3 Abs. 1b Satz 1 Nr. 2 UStG bei einer Sachzuwendung für den Privatgebrauch des Arbeitnehmers anzunehmen, sofern es sich nicht um eine Aufmerksamkeit handelt. Da kein Bezug zum Unternehmen erfolgt, ist der Vorsteuerabzug ausgeschlossen und die Besteuerung einer unentgeltlichen Wertabgabe erübrigt sich, da diese gemäß § 3 Abs. 1b Satz 2 UStG einen vollen oder teilweisen Vorsteuerabzug voraussetzt.
Wenn beim Kauf des Gegenstandes aufgrund einer unternehmerischen Verwendungsabsicht zunächst die Vorsteuer abgezogen wurde, ist bei Hingabe der Sachzuwendung an den Arbeitnehmer eine unentgeltliche Wertabgabe nach § 3 Abs. 1b Satz 1 Nr. 2 UStG zu versteuern. Eine unentgeltliche Wertabgabe ist jedoch nicht zu besteuern, wenn ein Geschenk als Aufmerksamkeit gemäß R 19.6 LStR dem Arbeitnehmer z.B. anlässlich seines Geburtstages überreicht wird (vgl. Abschn. 1.8 Abs. 3 UStAE). Das Recht zum Vorsteuerabzug bleibt in diesem Fall bestehen. Bei Unternehmen mit vorsteuerschädlichen Ausgangsumsätzen (z.B. Bank, Versicherung, Arzt) ist ein Vorsteuerabzug in beiden Fallvarianten gemäß § 15 Abs. 2 UStG ausgeschlossen.
…bei Geschenken an Dritte
Bei Geschenken an Dritte bis zu einem Nettobetrag von 35 € im Kalenderjahr (Freigrenze) ist die darauf entfallende Umsatzsteuer sowohl als Betriebsausgabe als auch als Vorsteuer abziehbar. Allerdings ist bei Unternehmen mit vorsteuerschädlichen Ausgangsumsätzen gemäß § 15 Abs. 2 UStG ein Vorsteuerabzug ausgeschlossen.
Bei Geschenken über 35 € berechtigt die darauf entfallende Umsatzsteuer in jedem Fall nicht zum Vorsteuerabzug (Abschn. 15.6 Abs. 4 UStAE). Die Besteuerung einer unentgeltlichen Wertabgabe entfällt, da diese gemäß § 3 Abs. 1b Satz 2 UStG einen vollen oder teilweisen Vorsteuerabzug voraussetzt (vgl. Abschn. 3.3 Abs. 12 UStAE).
Wenn bei Kauf des Gegenstandes aufgrund einer unternehmerischen Verwendungsabsicht zunächst die Vorsteuer abgezogen wurde, ist bei Hingabe an den Dritten eine Vorsteuerkorrektur gemäß § 17 Abs. 2 Nr. 5 UStG vorzunehmen, wenn die Freigrenze von 35,- € im Kalenderjahr überschritten wird (Abschn. 15.6 Abs. 5 UStAE).
gg) Aufzeichnungspflichten
Die bestehenden Aufzeichnungspflichten für Geschenke nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1 EStG bleiben unberührt (§ 4 Abs. 7 EStG, R 4.11 EStR). Es gibt keine besonderen Aufzeichnungspflichten für die Ermittlung der Zuwendungen, für die § 37b EStG angewendet wird. Aus der Buchführung oder den Aufzeichnungen muss jedoch ersichtlich sein, dass bei Wahlrechtsausübung alle Zuwendungen erfasst wurden und die Höchstbeträge nicht überschritten wurden. Pauschal versteuerte Zuwendungen nach § 37b EStG müssen nicht in das Lohnkonto aufgenommen werden (§ 4 Abs. 2 Nr. 8 LStDV i.V.m. § 41 Abs. 1 EStG).
